クリニックのホームページはどれくらいの頻度で更新すればいい？

クリニックのホームページは、休診や診療時間の変更があればその日のうちに、お知らせやコラムは月に1〜2回を目安に更新するのが理想です。大切なのは回数よりも「情報が今と合っていること」。院長先生や事務長さんが無理なく続けられる更新の考え方をまとめました。

患者さんは「今日やっているか」を確かめに来る

患者さんがクリニックのホームページを開くのは、多くの場合「行こうかな」と思ったときです。今日は診療しているか、何時までか、予約は要るか、駐車場はあるか。知りたいのは、いま現在の情報です。

そのときにトップページのお知らせが何年も前のままだと、「この情報は合っているのかな」「もしかして休んでいるのでは」と不安になります。電話で確かめてくれる方もいますが、そのまま別の医院を探してしまう方も少なくありません。更新が止まっていること自体が、知らないうちに患者さんを遠ざけているのです。

すぐに直したい情報と、定期的に出したい情報

更新には、急ぐものと、続けることに意味があるものの2種類があります。

すぐに直したいのは、休診日、診療時間や受付時間の変更、担当医の変更、予防接種や健診の受付開始、電話番号や予約方法の変更などです。これらは患者さんの来院に直接かかわるため、決まった時点で、遅くとも当日中に載せるのが安心です。とくに年末年始や大型連休の休診は、1か月ほど前から出しておくと、問い合わせの電話も減らせます。

定期的に出したいのは、季節の病気についての注意、検査や診療内容の紹介、院内の取り組み、スタッフの紹介などです。こちらは月に1〜2回、少なくとも季節ごとに1回出せていれば、「きちんと動いているクリニック」という印象を保てます。

ホームページだけでなく、Googleマップの情報もそろえる

最近は、ホームページより先にGoogleマップの検索結果でクリニックを見つける患者さんも多くなっています。そこに表示される診療時間や休診日は、Googleビジネスプロフィールという別の場所で管理されています。

ホームページで休診のお知らせを出しても、Googleマップの営業時間が「診療中」のままだと、患者さんは迷ってしまいます。診療時間や休診日を変えたときは、ホームページとGoogleビジネスプロフィールの両方を同じ日に直す、と決めておくと安心です。臨時休診の日は、Googleビジネスプロフィールの「特別営業時間」に登録しておくこともできます。

毎週でなくていい。「止まらない」ことが大事

「毎週ブログを書かないといけない」と考えると、忙しい診療の合間ではまず続きません。最初の数か月は頑張れても、ある時期からぱったり止まり、最後の記事の日付だけが残る、というのがよくあるパターンです。

おすすめは、無理のない頻度を先に決めてしまうことです。たとえば「月初に今月のお知らせを1本」「季節の変わり目に病気の注意を1本」のように、出す時期と内容をおおまかに決めておくと、迷う時間が減ります。書く内容も、長い文章でなくてかまいません。患者さんに伝えたいことが一つ伝われば十分です。

更新するときに気をつけたいこと

医療機関のホームページは、医療広告ガイドラインの対象になります。「地域で一番」「必ず良くなる」といった表現や、治療の効果を約束するような書き方、患者さんの体験談を使った宣伝などは控える必要があります。自費診療を載せる場合は、費用の目安やリスク・副作用もあわせて書くことが求められます。迷ったときは、厚生労働省の医療広告ガイドラインやその解説資料を確認しておくと安心です。

また、新しい情報を足すだけでなく、古い情報を消すことも更新の一つです。終わったキャンペーンや、すでに変わった診療時間がページの奥に残っていると、患者さんを混乱させてしまいます。年に一度は、全ページをざっと見直す日をつくるとよいでしょう。

続けるための体制をつくる

更新が止まる一番の理由は、「誰がやるか」が決まっていないことです。院長先生がすべて抱えると、診療が忙しい時期にはどうしても後回しになります。

受付スタッフが休診のお知らせを出し、コラムは院長先生が話した内容をもとに作る、というように役割を分けると、ぐっと続けやすくなります。スマホから写真付きで投稿できる仕組みがあれば、思い立ったときにすぐ載せられます。それでも手が回らない部分は、外部に任せるという選択肢もあります。

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